Système d'information et de gestion, la comptabilité est à l'évidence un instrument stratégique de pilotage et d'évaluation au cœur de la gestion des entreprises, un accessoire indispensable de l'information des marchés. La fiscalité, quant à elle, n’a toujours eu qu'un seul but : celui de déterminer une base d'imposition. Et, officiellement elle se repose sur la comptabilité pour atteindre cet objectif La comptabilité détermine ainsi le résultat imposable qualifié d'isotope du résultat comptable par Anjuère (1993) et constitue I ‘outil de contrôle indispensable aux services fiscaux et d’autres administration. Si cette dépendance permet à l'entreprise de disposer d'une certaine marge de manœuvre fiscale, elle peut être à l'origine de conflits de logique inhérents à leurs finalités respectives. Si la fiscalité offre à l'entreprise la possibilité de gérer son impôt en recourant à des choix fiscaux, la comptabilité se doit d'enregistrer ces choix.
Il en va différemment dès lors que sont abordés des domaines plus stratégiques. Dans le cadre de ces domaines et face aux enjeux qu’ils peuvent représenter, le modèle comptable est susceptible de buter sur le lien de connexité avec la fiscalité. Ce lien peut ainsi freiner l'évolution de la comptabilité et limiter sa capacité à appréhender de façon satisfaisante I ‘ensemble des opérations de I ‘entreprise.
Les enjeux actuels et futurs et l'évolution rapide des marchés dans un cadre de mondialisation et globalisation impose au entreprise de se doter des moyens technologiques de pointe afin de gérer des flux d'informations de manière à rester à jour et compétitif. Pour se faire, celle-ci est prête à déployer d'importants moyens pour garantir sa compétitivité et son évolutivité. Cela se fait surtout à l'aide de l'implantation de technologies logicielles, dont les plus répandues dernièrement ont connues sous le nom d'ERP ou Progiciel de Gestion Intégré (PGI)
Notre projet vise à mettre en place un nouveau Processus de gestion Intégrée (PGI)au sein des PME à la place des anciens outils. Ce processus servira à organiser et unifié les processus de gestion de toutes les ressources de l’entreprise essentiellement ; la gestion des achats, la gestion des ventes, la gestion de projet, la gestion de ressource humaine, la gestion de parc, la gestion des immobilisations ... toutes en ayant un référentiel unique pour tous. Il offrira aussi aux utilisateurs un accès rapide, un contrôle des erreurs, une réduction des tâches quotidiennes et de saisie à effectuer, une interface ou pont comptable, beaucoup plus souple et ergonomique.
De nos jours, les entreprises souhaitent s’ouvrir sur les nouvelles technologies et les utiliser pour avoir un meilleur rendement, et ainsi intégrer des solutions de gestion complètes, paramétrables et flexibles pour la gestion de tout ce qui se rapporte à leur métier. Certes il existe des nombreuses solutions sur le marché, mais une société qui vivent une croissance comme dans notre cas, finissent inévitablement par atteindre un niveau de complexité de leurs processus, chose qui oblige à implanter un nouveau progiciel ERP. Malheureusement contrairement aux grandes entreprises, les PME n’ont pas la capacité financière de s’offrir les ERP et contente pour la plupart des logiciels piratées en violation de la législation encadrant les logiciels en matière de droits d’utilisation notamment la contrefaçon
L'abréviation ERP couramment utilisé comme acronyme pour "Enterprise Ressource Planning" traduit en français par Progiciel de Gestion Intégré ou PGI. Un ERP est un système d'information permettant de gérer l'ensemble des processus d'une entreprise. Il intègre aussi l'ensemble de ses fonctions comme la gestion de la vente, la gestion des ressources humaines, la gestion de la maintenance, la gestion financière et comptable, la gestion de projet, l'aide à la décision, la distribution, la gestion de stock et d'approvisionnement, la production ou encore l'e-commerce, etc ..
Avant l’apparition des systèmes ERP (Enterprise Resource Planning), les systèmes d’informations au sein d'une entreprise étaient axés sur une gestion des activités d'une manière spécifique à chaque avec un taux d'intégration minimale voir inexistant. Chaque département possède une ou plusieurs applications avec des bases de données indépendantes. Bien évidement, cette architecture cause plusieurs problèmes ; de la redondance de données, des coûts et des délais énormes pour l'intégration et l’interfaçage entre ces différentes applications et base de données avec un risque énorme d'erreur et d'incohérence des données, d'où la nécessité d'un système d'information modulaire, intégral, cohérent et homogène pour remédier à ces problèmes et être un levier de croissance et d'évolution pour l'entreprise. Ainsi le principe du nouveau Processus de gestion Intégrée (PGI) est de fournir à l'entreprise des cartographies intégrant l’informatique correspondant aux diverses fonctions (comptabilité, fiscalité, commercial, approvisionnement, production, etc ...) d'une façon modulaire tout en partageant une base de données unique et commune au sens logique.
Pour résumer, on peut parler de Processus de gestion Intégrée (PGI) lorsqu'on est en présence d'un système informatique composé de plusieurs modules partageant une seule et même base de données et un système automatisé prédéfini et paramétrable (moteur de workflow). A terme ce travail nous permettra de mettre en place pour les PME des ERP open sources de faible couts de License d’acquisition.
Les ERP sont connus pour leur intégration des principales fonctions nécessaires à la gestion des flux et des procédures, aussi, ils permettent de travailler sur une seule et unique base de données afin de réduire les travaux redondants.
L'objectif primordial d'optez pour la mise en place d'un Nouveau Processus de gestion Intégrée (NPGI) dans une entreprise est de pouvoir coordonner les différentes activités d’une entreprise autour d'un même système d'information homogène et intégré.
Le Nouveau Processus de gestion Intégrée (NPGI) a pour objectifs donc de :
• Centraliser tout le flux d’information ;
• Garantir la fiabilité et l’intégrité des différentes données et informations stockés ;
• La diminution du temps de traitement et de recherche d’information ;
• Accès aux informations en toute sécurité et avec des habilitations bien définis ;
• Automatisation des traitements et contrôle de gestion ;
• Meilleur communication entre les différents intervenants ;
• Fournir tous éléments nécessaires pour la prise de décision en temps réel même ; Pour assurer une utilisation optimale des ERP, un paramétrage et une adaptation des besoins spécifiques de l'entreprise et nécessaire. 2.4. Inconvénients d'un ER
L'apport majeur d'un ERP dans une entreprise est de fournir un système d'information homogène, avec les fonctionnalités nécessaires pour pouvoir couvrir au maximum le périmètre de fonctionnel et métier de l'entreprise. La plupart des ERP sur le marchés fourni dans leurs version standard les modules nécessaires pour une entreprise à fin de pouvoir gérer l'ensemble des fonctions suivantes • La gestion des achats ; • La gestion des ventes ; • La gestion de projet ; • La gestion comptable : comptabilité client, fournisseur, immobilisations, personnel ; • Le contrôle de gestion ; • La gestion de production (planification, ...) ; • La gestion des stocks (logistique); • La gestion des ressources humaines;
Nous avons constaté au cours de notre étude que la direction générale de la société exige à ces ressources le respect des processus défini avec rigueur afin de garantir la fiabilité et la performance requis surtout pour assurer une satisfaction de la clientèle. Cependant les erreurs sont fréquentes, et ceci revient surtout au défaillance au niveau du système d'informations en place. Ces défaillances consistent à :
Ces problèmes rencontrés se traduit au niveau du système d'informations par :
7. Solution proposée
Suite à l'identification des défaillances et des problématiques, plusieurs actions ont été défini avec des objectifs précis et clairs. Ces actions consistaient de façon générale, à modifier la structure au sein de l'entreprise, définition de contrôles de qualité et surtout le changement du système d'information actuel vers un système plus complet et mieux adapté. Dans le cadre de notre projet de Nouveau Processus de gestion Intégrée (NPGI), nous allons nous intéresser aux Processus de gestion intégrée à mettre en place, et qui aura pour objectifs de fournir les outils nécessaires afin de remédier au lacunes constatés. Ce système de gestion sera un levier de croissance et contribuera à l’évolution de l’entreprise. Bien évidemment, le Nouveau Processus de gestion Intégrée (NPGI) devra couvrir les fonctionnalités de base pour l'entreprise d'une façon intégrale et unique. La centralisation des informations et l'interconnexion entre les différents parties et ressources de l’entreprise ; vente, achat, comptabilité, ressources humaines, etc ... Le système d'information va intégrer le flux d'information provenant de tous les départements, assurer le contrôle d'intégrité de ces informations et fournir les éléments de décisions au manager.
Pour atteindre notre objectif, le principe général de l'approche Agile sera adopté
Dans une approche agile, le périmètre du produit n’est pas figé.
L’équipe collabore avec le client et lui fournit toutes les informations nécessaires et qui lui permettent d’optimiser la production de valeur. En contrepartie, le client est coresponsable de l’atteinte de l’objectif. Il s’implique de manière régulière dans la redéfinition du périmètre fonctionnel et les spécifications détaillées du processus souhaité. Dans l’objectif de pouvoir livrer rapidement, les exigences fonctionnelles sont découpées en petits éléments qui permettront une focalisation sur de petits lots porteurs de valeur.
Les équipes agiles adoptent donc un processus qui s’appuie sur des itérations courtes (deux à quatre semaines). Elles mettent en œuvre une approche empirique reposant sur une succession rapide et régulière d’essais-erreurs corrections, ce qui offre une meilleure gouvernance des projets en livrant des Processus de qualité à chacune des itérations ce qui offre une visibilité exceptionnelle sur l’avancement des travaux. Après chaque itération le client ainsi que l'équipe projet peuvent passer en revue l'ensemble des travaux réaliser et déployer pour pouvoir planifier la prochaine itération
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